Etätyön ABC

Etätyön ABC

Kevät 2020 tullaan muistamaan aikana, jolloin termi “etätyö” oli kaikkien huulilla. Pandemiaksi yltyneen koronaviruksen aiheuttamat rajoitteet ihmisten liikkumisessa pakottivat miljoonat ihmiset tekemään työnsä kotoa käsin. Esimerkiksi Microsoftin suosittu ryhmätyö- ja kommunikaatiosovellus Microsoft Teams koki yllättäen niin suuren yhtäaikaisen käyttäjämäärän, että sen epäillään olevan syynä sovelluksen hetkelliseen kaatumiseen eri puolilla Eurooppaa. Monelle kevät 2020 tulee olemaan myös ensimmäinen kerta etätöiden parissa, ainakin siinä mittakaavassa, ettei toimistolle oikeasti ole menemistä viikkoihin. 

Kuinka asiaa pitäisi sitten lähestyä, jos asiasta ei ole ennestään kokemusta? Kirjoitan tässä muutamia pointteja etätyöhön valmistautumisesta sekä hyväksi koettuja käytäntöjä, joista voi ottaa koppia. 

 

Valmistautuminen.

Etätyöskentelystä ensimmäisenä tulee mieleen useiden henkilöiden väliset videokokoukset. Tekniikan puolelta kaikkien nykyaikaisten kannettavien tietokoneiden kannessa on tähän tarkoitukseen sopiva kamera, mutta äänen kanssa suosittelen hankkimaan USB-kuulokemikrofonin läppärin kylkeen, koska läppäreiden kaiuttimet ja mikrofonit jättävät usein laatuun parannettavaa. Jos etätyöskentelyn lomassa juoksee nuorempia perheenjäseniä, voivat vastamelukuulokkeet olla kova sana. 

Etätyöhön liitetään usein myös yhdessä tekeminen ajasta ja paikasta riippumatta, mistä käytetään hienoa termiä nimeltä kollaboratiivinen editointi. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti mahdollisuutta muokata tiedostoja verkossa ilman, että tiedostosta on ollenkaan paikallista kopiota käyttäjän koneella. Tällä vältetään tiedostojen turha lähettely sähköpostilla tiimiläisten välillä. Perinteisten toimistosovellusten yhteismuokkaus onnistuu pääsääntöisesti ohjelmistovalmistajien tarjoamien etätyösovellusten kautta kautta, mutta markkinoilla on myös esimerkiksi erilaisia mindmap– ja whiteboard-sovelluksia, joiden avulla voi luoda jo vähän vapaampia kokonaisuuksia. 

 

Hyvä (etä)kokousetiketti.

Kasvokkain käytävässä tapaamisessa muista kokoustajista näkee nyansseja, joita on verkon välityksellä hankala nähdä. Pyrkikää näyttämään videota, jotta saatte tapaamisista henkilökohtaisempaa. Kun osallistujat tietävät, että he ovat näkyvissä, on suurempi kynnys alkaa askarrella jotain tapaamiseen liittymätöntä.  

Jos et ole itse äänessä, niin sulje mikrofoni. Huokailut ja perisuomalaiset ärräpäät ovat hyvä tapa viestiä kokouksen järjestäjälle, mitä mieltä olet koko asiasta. Kokeile ennen ensimmäistä kokousta, mistä nappuloista saat mikrofonin helposti mykistettyä ja takaisin päälle. 

Kun käytät puheenvuoron, voit alkuun mainita, kuka on puhumassa. Isommissa kokouksissa tämä on usein tarpeen, koska pienistä videoruuduista ei välttämättä heti ole selvää, kuka on äänessä. 

Kirjoittakaa muistiot ja jakakaa ne. Etäkokoukset saattavat – mikäli mahdollista – olla vielä uuvuttavampia kuin tavalliset. Jokin asia voi helposti mennä ohi, eikä tarkennusta välttämättä kysytä yhtä herkästi kuin kasvokkain. Kun päätökset ja toimenpiteet on kirjattu ja kerrataan vielä kokouksen lopussa, on jälkitoimenpiteet selkeitä.

 

Työskentelytila.

Fiksu työnantaja panostaa työntekijöidensä fyysiseen hyvinvointiin  hankkimalla hyviä työtuoleja, sähköpöytiä tai vaikka ergonomisesti muotoiltuja hiiriä. Kotona tilanne voi olla toinen. Erillistä työhuonetta ei ehkä ole, vaan työpiste on jouduttu kasaamaan rappusten alle tai keittiön pöydän nurkkaan. 

Lisähuoneita ei tarvitse ryhtyä rakentamaan mutta pyri mahdollisuuksien mukaan löytämään tila, joka on eristyksessä muusta kodin hulinasta. Näin aivosikin osaavat paremmin erottaa työn ja vapaa-ajan toisistaan. 

Työergonomia on tärkeää työskentelypaikasta riippumatta. Kotoa harvemmin löytyy aivan uusimpia toimistokalusteita mutta kiinnitä huomiota, mihin voit. Asettele tuoli hyvin työskentelypisteeseesi, ja säädä työskentelykorkeus esimerkiksi kirjapinon kanssa. Pidä huoli, että työskentelyasento ei jäkitä niska-hartiaseutua, eikä tekstiä ruudulta tarvitse tihrustaa. 

 

Työskentelytapa.

Jokainen työskentelee ja sopeutuu uusiin tilanteisiin tavallaan, eikä yhtä kaikille sopivaa oikeaa patenttiratkaisua varmasti löydy. Muutamia yleismaailmallisia suosituksia kuitenkin löytyy. 

Eräs tärkeimmistä vinkeistä on rytmitä päivä niin, että pidät taukoja, ja selkiytät itsellesi, milloin on työskentelyn aika. (Tämä mahdollistaa monet jäljempänä esitetyt vinkit) Voi olla järkevää asettaa etukäteen päivän tavoitteet paperille, ja tehdä sen mukaan aikataulu työpäivälle. Eräs etätyöskentelyn huonoista puolista on työasioiden ujuttautuminen vapaa-ajalle, mikä varsinkin pitkällä aikavälillä on omiaan lisäämään stressiä ja laskemaan tehokkuutta. Työ on työtä, ja vapaa-aika vapaa-aikaa etätyöskentelijällekin. Liiku aina välillä taukojen lomassa. Istuminen koko työpäivän ajan tekee todella hallaa ihmisen kropalle, ja etätyössä tämä vaara on todellinen. Jos rytmität päivääsi ja pidät taukoja, tee samalla pienimuotoista kehonhuoltoa. Venyttele tai käy pienellä kävelyllä.  

Kehon lisäksi myös mieli kaipaa stimulaatiota. Voit välillä pitää ihan rehellisiä aivojennollaustaukoja vaikka pienen kävelylenkin tai kevyitten kotitöiden muodossa. Tätä ei tarvitse nähdä lintsaamisena vaan työtehoa ylläpitävänä toimintana. Luonnollisesti sovitut asiat on hoidettava mutta loppuun palanut työntekijä ei loppupeleissä hyödytä ketään. 

Sosiaalisena eläimenä ihminen kaipaa myös ihmiskontakteja. Joissakin työympäristöissä etätöihin sisältyy päivät pitkät palavereja, jolloin sosiaalinen aspekti tulee hoidettua ikään kuin viran puolesta. Mikäli oma etätyöskentelysi ei kuitenkaan tällaista yhteisöllisyyttä sisällä, sopikaa vaikka virtuaalisista aamukahveista videoneuvottelusovelluksen välityksellä. Näin voitte hetken jutella vaikka ihan työhön liittymättömistä asioista mutta usein nämä tapahtumat ovat erityisen hyviä tilaisuuksia etätyöhön liittyvien ajatusten ja käytänteiden jakamiseen.  

Etätyöhön tottumattomalle ensimmäinen viikko on varmasti aikamoista matalalentoa, mutta kuten niin moneen muuhunkin asiaan, niin tähänkin tottuu. Omat hyvät tavat alkavat pikkuhiljaa löytyä ja kun etätyön rytmi löytyy, kasvaa työn tehokkuuskin.  

Tsemppiä ja voimaa kaikille!

Jaa postaus

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Facebook Comments: Please enter a valid URL

Yhteys

Projektipäällikkö
Jaani Väisänen
p. +358 40 687 6850
jaani.vaisanen@lab.fi